存款手续/零用现金 

• 存款
  • 一般

    这些指示规定了所有大学的基本内部控制程序 各部门负责现金收入的收取和存放. 这些程序既适用于处理现金，也适用于处理支票.

    为了加强对资金的内部控制，部门内部的职责划分 是否应该到位，以防止或及时发现错误或违规行为. 一名员工的职责应该为另一名或多名员工的工作提供交叉检查 其他员工. 例如，一个员工打开邮件并列出一个列表 支票和金额，而另一名员工实际准备存款汇报单 押金表格.

    除了下面描述的基本指导方针外，各部门还要制定书面的 适用于其具体操作的程序.

  • 沉积过程

    所有现金、支票、销售单据、收据和其他适用文件必须妥善保管 并被锁在一个金属盒子里，放在一个上锁的桌子，上锁的柜子里， 或安全.

    押金应及时与校园公共场所的出纳办公室联系. 如果是美元金额，大学要求收据每天存入 是100美元或更多，如果金额少于100美元，至少每周一次. 钱, 被关在部门的物品更容易被盗或丢失.

    所有支票必须在部门收到后立即签收. 的认可 如下:

    支付给秩序
    科罗拉多州财政部长
    北科罗拉多大学
    收款结算帐户
    [部门名称在此]

    任何时候收到实际的现金，都必须发出预先编号的收据 每笔交易必须有一个唯一的号码. 如果是手写收据 使用时，部门必须保留一份包含相同预印内容的副本 数字和信息原封不动. 所有的收据号码都必须清点清楚 为了提供现金收入、书面收入和实际收入的核对表 存款了. 该信息还提供了审计跟踪，供审计人员进行审查 大学内部或外部审计员.

    所有收到的钱都要存入出纳办公室. 不需要钱 从存款中扣除以兑现个人支票或购买杂项物品 部门项目. 以这种方式进行的购买减少了收入 而支出上报和内部控制程序弱化. 如果是一个部门 需要一笔基金来零钱或小额购买，一笔零钱基金或零用现金基金即可 可向大学财务主任提出申请.

    在课堂上使用的任何出版物或课程材料均由学生自行购买 通过皇冠app官方版下载书店或其他供应商购买. 教职工不得收钱 (现金或支票)在教室里购买这些材料.

    院系不鼓励使用校园邮件进行存款. 然而,当 存款只包括支票，金额最少，校园邮件 如果难以亲自交付定金，可以使用吗. 当现金 如金额较大，请将押金交至出纳处。 办公室. 如有需要，请联系皇冠app官方版下载警察局安排一名警官 如有需要，陪同教职员前往校园公共场所.

    所有现金或存款差异必须报告. 如果发生10美元或以下的损失， 负责现金的员工必须向他/她的主管报告损失. 如果损失超过10美元，员工必须通知主管和学校 内部审计人员. 对于超过50美元的损失，必须联系皇冠app官方版下载警察局 除了主管和内审员之外.

    现金清点程序

  • 存款传送表

    所有存入出纳处的款项必须附有一份存款传送表 办公室. 出纳处将资金存入后，将原始表格和 证明文件将寄到财务主任办公室并扫描 Xtender. 表格将交回系内，并由 该部门为期三年.

    填妥以下资料:

    1. 缴费部门信息:缴费部门名称，缴费日期 押金和联系电话.
    2. 发起部门信息:代表部门的名称和位置 the deposit is being made (if different than the depositing department); location 以及存款人的姓名. 注:押金传输原件 表格将交回此地点/个人.
    3. 描述:对矿床的简要描述.
    4. 要记入的FOAP(AL)号码和美元金额.
    5. 存款总额.
    6. 的 deposit composition by payment type: Total of all checks; total of all cash; and 所有银行卡的总和. 总金额必须与押金的总金额一致.
    7. 按面值对所有货币进行排序. 包括为所有检查添加机器磁带 以及存款总额.
    8. 所有支票必须加盖大学背书.
       • 如果支票是杂项存款，请附上存款汇报单 与支票一起形成任何适当的源文件，如信件或收据 说明付款性质的文件.
• 零用现金
  • 一般

    在某些情况下，零用现金基金可以被授权作为一种手段 大学有限的经常性或小额紧急采购. 由于去中心化 控制和处理采购和现金，一定的程序和保障措施 基本的和概述在这里.

  • 政策
    1. 根据需要，该基金可用于20美元以下的小额重复或紧急采购 由一个部门和有关当局批准.
    2. 财务主任将接收和审查设立基金的请求.
    3. 基金的规模应是满足部门需要的最低限度.
    4. 小额重复采购不应用于逃避采购程序 在哪里，成交量和竞价可能确保较低的价格.
    5. 基金只会按照这些程序的规定设立. 而基金则不是 用于发工资或从学校其他部门采购，兑现支票，制作 零钱，现金预支(借条)等. 未使用或使用不当的基金可以 被取消.
  • 申请基金

    建立零用现金基金，完成 申请建立零用现金基金 表格，并将表格提交给财务总监. 收银处会提供 批准后付款. 指定零用现金保管人必须 签收款项，并负责保管和妥善使用.

    负责零用现金基金的管理和运作 与这些程序，是由财务总监委托给指定和批准 托管人.

    要更改零用现金基金的主要或备用托管人，请填写 申请更换零用现金管理人 form. 基金状况由即将离任和即将离任的保管人核实 必须在表格上签名. 将表格提交财务总监审批.

    当零用现金需要增加时，填写备用金表 申请增加零用现金 form 并将表格提交财务总监.

  • 购买

    在购买之前，必须获得基金托管人的批准. 之前 批准是必要的，以确保:

    1. 建议的采购可以适当地从零用现金中进行;
    2. 授权采购的部门将报销采购商;
    3. 买方了解采购程序，收货要求，以及 报销程序.

    经托管人批准具体采购和支出金额后， 个人意志:

    1. 进行授权采购;
    2. 用自己的资金支付购买费用;
    3. 获得由供应商签署并标有“已付款”的收据或分项票证.

    在进行上述授权购买后，个人购买者是 从零用现金基金中报销. 基金托管人将:

    1. 核实采购是预先批准的，货物/物品是按证明购买的 由卖方提供标有“已付款”的收据或分项销售单据;
    2. 从零用现金基金中报销采购员;
    3. 如果没有收到收据，托管人将证明购买 是用 零用现金支付 form. 表格应包括购货日期、购货金额、购货日期、购货日期、购货日期等 购货说明、购货人姓名及托管人签名 和买家.
  • 预付现金

    其目的是买方向卖方付款，并从卖方获得补偿 凭收据付款. 然而，在不寻常的情况下 托管人认为必要时，可以预支现金.

    所有的现金预支请求将通过应付账款(AP)。. 现金预支支票 会在每周二和周五处理吗. 请做相应的计划.

    要求预支现金:

    1. 请填写 预支现金请求 填写表格及准备 检查请求 给请求预付款的个人的表格.
    2. 使用以下FOAP(结算账户):基金组织- 72231掠夺.
    3. 将完成的请求发送到以下Xtender Queue进行处理:AP - Requests 支付.
    4. 如果预支的现金等于或少于500美元，出纳处可以将支票兑现.
    5. 如果预支金额超过500美元，个人必须在美国银行兑现/存入支票 分行或个人银行.
    6. 在活动结束后的14天内，将所有多余的现金退还出纳办公室 并附上一份寄给原支票请求上使用的FOAP的存款汇报单; 基金组织- 72231掠夺. 未能解决未付金额或通信延迟 可能导致将来的现金预支请求被拒绝.
    7. 同时，发送一份存款汇报单，所有收据，所需费用的副本 FOAPs和其他必要的支持总会计的财务援助会计; 谢里·萨默斯 谢利.shomers@vig2.net.
    8. Cheri将核对收据和存款传送到已发出的总金额 准备一个日记账分录将费用从结算账户重新分配到 适当的费用代码.
  • 补充基金

     当基金中持有的现金达到需要补充的水平时 托管人将核对零用现金基金并要求补充如下:

    1. 清点现金，确认现金总额加上购货收据总额等于 授权基金金额.
    2. 根据要收费的FOAP分类或整理收据.
    3. 完成 零用现金调节表和支出表. 在此表格上记录任何资金短缺，包括适当的解释 任何短缺.
    4. 如果有超支，将其记录在对账报告中并存入 到收银处.
    5. 准备一个 检查/ACH请求表格 为应付基金的金额. 在表格上注明电荷的分布 FOAP.
    6. 将对账报告和相关收据附在帐单上 检查/ACH请求表格 并提交应付帐款处理.
    7. 保管人应保留所有文件的副本.
  • 保障及审计

    基金的所有现金收入及其他适用文件均应妥善保管 保护在一个金属锁盒和放置在上锁的书桌，上锁的橱柜，或 安全锁. 

    大学的内部审计员将定期(通知或未通知)作出决定 对零用现金的审计. 国家审计员或其指定人员也可以进行审计 选定的基金. 保管人及其直接主管应确保 基金是平衡的，可以随时进行审计.

  • 关闭基金

    如果您不再需要零用现金，请填写 申请结清零用现金 填好表格，连同剩余的现金和存款汇报单一起交上去 表格，到校园公共场所的收银处.

• 改变基金
  • 政策

    临时变更资金可能会被要求满足短期现金需求 持续时间少于一个月的活动是否需要. 临时找零基金则不是 用于购买商品或服务. 不得进行任何形式的支出 从临时变更资金.

  • 申请基金

    要申请资金，向出纳办公室提交一份说明资金用途的备忘录 基金，所需资金的时间框架和具体所需金额 货币或硬币的面值. 备忘录必须由有签名的个人签名 申请基金组织的权力.

    出纳处将根据基金的数额开出一张预支款. 个人 提款必须由组织的授权签名者和 是否需要在预支现金表上签字.

    临时找零资金必须在规定时间内归还出纳办公室 根据备忘录的规定，不得迟于签发日期后的一个月.

  • 长期变动基金

    当一个组织需要现金进行变革时，可能会要求长期变革基金 作为其日常运作的一部分. 这些资金只能用于改变和 不能用于任何形式的开支.

    要申请长期基金，请提交一份 检查/ EFT请求 附上一份备忘录，说明基金的用途和所需的金额. 的 检查/ EFT请求 和备忘录必须由FOAP上的授权签署人签署 收费.

    应付帐款将准备支付给组织的支票，支票是 到出纳处兑现.

    长期变化基金每年由大学内部审计员审核.

  • 关闭基金

    当您不再需要找零基金时，请填写 申请结清零用现金资金表 并将其连同剩余的现金和存款汇报单一起亲手交付， 到收银处.