Deposit procedures/零用现金 

• 存款
  • 一般

    这些指示规定了所有大学的基本内部控制程序 各部门负责现金收入的收取和存放. 这些程序既适用于处理现金，也适用于处理支票.

    为了加强对资金的内部控制，部门内部的职责划分 是否应该到位，以防止或及时发现错误或违规行为. 一名员工的职责应该为另一名或多名员工的工作提供交叉检查 其他员工. 例如，一个员工打开邮件并列出一个列表 支票和金额，而另一名员工实际准备存款汇报单 押金表格.

    除了下面描述的基本指导方针外，各部门还要制定书面的 procedures that apply to their specific operations.

  • 沉积过程

    所有现金、支票、销售单据、收据和其他适用文件必须妥善保管 并被锁在一个金属盒子里，放在一个上锁的桌子，上锁的柜子里， 或安全.

    押金应及时与校园公共场所的出纳办公室联系. 如果是美元金额，大学要求收据每天存入 是100美元或更多，如果金额少于100美元，至少每周一次. 钱, 被关在部门的物品更容易被盗或丢失.

    所有支票必须在部门收到后立即签收. 的认可 如下:

    支付给秩序
    Treasurer, State of Colorado
    University of Northern Colorado
    Receipts Clearing Account
    [ Department name here ]

    任何时候收到实际的现金，都必须发出预先编号的收据 must be a unique number associated with each transaction. If handwritten receipts 使用时，部门必须保留一份包含相同预印内容的副本 numbers and information as the original. All receipt numbers must be accounted for 为了提供现金收入、书面收入和实际收入的核对表 存款了. 该信息还提供了审计跟踪，供审计人员进行审查 internal or external auditors of the University.

    所有收到的钱都要存入出纳办公室. 不需要钱 从存款中扣除以兑现个人支票或购买杂项物品 items for the department. 购买 made in this manner reduce the amount of revenue 而支出上报和内部控制程序弱化. 如果是一个部门 需要一笔基金来零钱或小额购买，一笔零钱基金或零用现金基金即可 be requested through the University's Controller.

    在课堂上使用的任何出版物或课程材料均由学生自行购买 through the UNC 书店 or other vendor. Faculty and staff are not to collect money (cash or checks) in the classroom for such materials.

    院系不鼓励使用校园邮件进行存款. 然而,当 存款只包括支票，金额最少，校园邮件 如果难以亲自交付定金，可以使用吗. 当现金 如金额较大，请将押金交至出纳处。 办公室. 如有需要，请联系皇冠app官方版下载警察局安排一名警官 如有需要，陪同教职员前往校园公共场所.

    All cash or deposit discrepancies must be reported. If a loss of $10 or less occurs, 负责现金的员工必须向他/她的主管报告损失. 如果损失超过10美元，员工必须通知主管和学校 内部审计人员. 对于超过50美元的损失，必须联系皇冠app官方版下载警察局 in addition to the supervisor and the 内部审计人员.

    cash counting procedures

  • Deposit Transmittal Form

    所有存入出纳处的款项必须附有一份存款传送表 办公室. 出纳处将资金存入后，将原始表格和 证明文件将寄到财务主任办公室并扫描 Xtender. 表格将交回系内，并由 the department for a period of three years.

    完成 form with the following information:

    1. 缴费部门信息:缴费部门名称，缴费日期 deposit and a contact phone number.
    2. 发起部门信息:代表部门的名称和位置 the deposit is being made (if different than the depositing department); location and name of the individual making the deposit. NOTE: 的 original Deposit Transmittal Form will be returned to this location/individual.
    3. Description: A brief description of the deposit.
    4. 的 FOAP(AL) numbers and dollar amounts to be credited.
    5. 的 total amount of the deposit.
    6. 的 deposit composition by payment type: Total of all checks; total of all cash; and 所有银行卡的总和. 的 total MUST agree with the total amount of the deposit.
    7. Sort all currency by denomination. Include adding machine tapes for all checks as well as for the deposit total.
    8. All checks must be stamped with a University endorsement.
       • 如果支票是杂项存款，请附上存款汇报单 与支票一起形成任何适当的源文件，如信件或收据 document explaining the nature of the payment.
• 零用现金
  • 一般

    在某些情况下，零用现金基金可以被授权作为一种手段 大学有限的经常性或小额紧急采购. Due to the decentralized 控制和处理采购和现金，一定的程序和保障措施 essential and are outlined here.

  • 政策
    1. 根据需要，该基金可用于20美元以下的小额重复或紧急采购 by a department and approved by the appropriate authority.
    2. 财务主任将接收和审查设立基金的请求.
    3. 基金的规模应是满足部门需要的最低限度.
    4. 小额重复采购不应用于逃避采购程序 where volume and bidding might secure lower prices.
    5. 基金只会按照这些程序的规定设立. 而基金则不是 用于发工资或从学校其他部门采购，兑现支票，制作 change, make cash advances (IOUs), etc. A fund that is unused or improperly used may 被取消.
  • 申请基金

    To establish a 零用现金 fund, complete the Request to establish petty cash fund form and submit the form to the Controller. 的 Cashier's 办公室 will provide the 批准后付款. 指定零用现金保管人必须 签收款项，并负责保管和妥善使用.

    负责零用现金基金的管理和运作 与这些程序，是由财务总监委托给指定和批准 托管人.

    要更改零用现金基金的主要或备用托管人，请填写 Request to change petty cash 托管人 form. 基金状况由即将离任和即将离任的保管人核实 必须在表格上签名. Submit the form to the Controller for approval.

    当零用现金需要增加时，填写备用金表 Request to increase petty cash fund form and submit the form to the Controller.

  • 购买

    在购买之前，必须获得基金托管人的批准. 之前 approval is necessary to insure that:

    1. 的 proposed purchase can properly be made from petty cash;
    2. 授权采购的部门将报销采购商;
    3. 买方了解采购程序，收货要求，以及 procedures for reimbursement.

    经托管人批准具体采购和支出金额后， 个人意志:

    1. Make the authorized purchase;
    2. Pay for the purchase with their own funds;
    3. 获得由供应商签署并标有“已付款”的收据或分项票证.

    在进行上述授权购买后，个人购买者是 reimbursed from the petty cash fund. 的 fund 托管人 will:

    1. 核实采购是预先批准的，货物/物品是按证明购买的 由卖方提供标有“已付款”的收据或分项销售单据;
    2. Reimburse the purchaser from the petty cash fund;
    3. 如果没有收到收据，托管人将证明购买 是用 Payment from petty cash fund form. 表格应包括购货日期、购货金额、购货日期、购货日期、购货日期等 购货说明、购货人姓名及托管人签名 和买家.
  • 预付现金

    其目的是买方向卖方付款，并从卖方获得补偿 fund upon presentation of a receipt. However, under unusual circumstances and when 托管人认为必要时，可以预支现金.

    所有的现金预支请求将通过应付账款(AP)。. 现金预支支票 will be processed every Tuesday and Friday. Please plan accordingly.

    To request a cash advance:

    1. 请填写 预支现金请求 填写表格及准备 检查请求 form made out to the individual requesting the advance.
    2. 使用以下FOAP(结算账户):基金组织- 72231掠夺.
    3. 将完成的请求发送到以下Xtender Queue进行处理:AP - Requests 支付.
    4. 如果预支的现金等于或少于500美元，出纳处可以将支票兑现.
    5. 如果预支金额超过500美元，个人必须在美国银行兑现/存入支票 branch or their personal bank.
    6. 在活动结束后的14天内，将所有多余的现金退还出纳办公室 并附上一份寄给原支票请求上使用的FOAP的存款汇报单; 基金组织- 72231掠夺. Failure to resolve outstanding amounts or communicate delays may result in denial of future cash advance requests.
    7. 同时，发送一份存款汇报单，所有收据，所需费用的副本 FOAPs和其他必要的支持总会计的财务援助会计; 谢里·萨默斯 谢利.shomers@vig2.net.
    8. Cheri将核对收据和存款传送到已发出的总金额 准备一个日记账分录将费用从结算账户重新分配到 the appropriate expense codes.
  • 补充基金

     当基金中持有的现金达到需要补充的水平时 托管人将核对零用现金基金并要求补充如下:

    1. 清点现金，确认现金总额加上购货收据总额等于 授权基金金额.
    2. 根据要收费的FOAP分类或整理收据.
    3. 完成 零用现金 reconciliation statement and disbursement form. 在此表格上记录任何资金短缺，包括适当的解释 任何短缺.
    4. 如果有超支，将其记录在对账报告中并存入 with the Cashier's 办公室.
    5. 准备一个 检查/ACH请求表格 for the amount due the fund. Indicate on the form the distribution of charges by FOAP.
    6. 将对账报告和相关收据附在帐单上 检查/ACH请求表格 and submit to 应付账款 for processing.
    7. 的 托管人 should retain a copy of all documentation.
  • 保障及审计

    基金的所有现金收入及其他适用文件均应妥善保管 保护在一个金属锁盒和放置在上锁的书桌，上锁的橱柜，或 安全锁. 

    大学的内部审计员将定期(通知或未通知)作出决定 an audit of petty cash funds. 的 State Auditor, or designee, may also perform audits 选定的基金. 保管人及其直接主管应确保 基金是平衡的，可以随时进行审计.

  • 关闭基金

    如果您不再需要零用现金，请填写 Request to close a petty cash fund 填好表格，连同剩余的现金和存款汇报单一起交上去 form, 到收银处 in Campus Commons.

• 改变基金
  • 政策

    临时变更资金可能会被要求满足短期现金需求 is needed for an event lasting less than one month. Temporary change funds are not to be used to purchase goods or services. No expenditures of any kind may be made from temporary change funds.

  • 申请基金

    要申请资金，向出纳办公室提交一份说明资金用途的备忘录 基金，所需资金的时间框架和具体所需金额 currency or coin denominations. 的 memo must be signed by an individual who has signature authority for the organization requesting the fund.

    出纳处将根据基金的数额开出一张预支款. 个人 提款必须由组织的授权签名者和 will be required to sign the cash advance form.

    临时找零资金必须在规定时间内归还出纳办公室 根据备忘录的规定，不得迟于签发日期后的一个月.

  • 长期变动基金

    当一个组织需要现金进行变革时，可能会要求长期变革基金 as part of its daily operations. 的se funds may only be used for making change and are not to be used for expenditures of any kind.

    To request a long-term fund, submit a 检查/ EFT请求 附上一份备忘录，说明基金的用途和所需的金额. 的 检查/ EFT请求 和备忘录必须由FOAP上的授权签署人签署 收费.

    应付帐款将准备支付给组织的支票，支票是 to be cashed at the Cashier’s 办公室.

    长期变化基金每年由大学内部审计员审核.

  • 关闭基金

    当您不再需要找零基金时，请填写 Request to close a petty cash fund form 并将其连同剩余的现金和存款汇报单一起亲手交付， 到收银处.